El programa de comptabilitat és una necessitat imprescindible per a la petita i mitjana empresa. El seguiment eficient de les finances és important, ja que la salut financera d’un negoci és vital per al seu èxit a llarg termini. Un programar de facturació assequible, amb una interfície fàcil d’utilitzar i funcions detallades, pot donar a les empreses un avantatge competitiva sobre la competència. Mentre que una solució obsoleta pot “obligar a destinar” un nombre incomptables d’hores a resoldre problemes de comptabilitat menors, amb el perjudici que això suposa a nivell de rendibilitat per a l’empresa.
Si observem el mercat de programes de gestió d’empreses veurem que avui en dia es proposen un nombre incomptable de solucions professionals que s’ajusten a les necessitats de tot tipus d’empreses: gratuït, de pagament, d’instal·lació local o en el núvol, …
Per això, a l’hora d’estudiar el context i escollir el millor programa de comptabilitat, cal començar analitzar quines són les necessitats del negoci i quines funcions requereix.
Cada programa de facturació ofereix una llista avançada de funcions. Però no totes són necessàries o igual d’importants i rellevants per totes les empreses. Per tant, cal identificar quines són aquelles funcions que ofereix el programa de comptabilitat, ja sigui gratuït o de pagament, d’instal·lació local o al núvol, que li facilitaran les gestions de comptabilitat del seu negoci.
A continuació, es detallen alguns elements a tenir en compte a l’hora de buscar el millor programari de comptabilitat per a una petita empresa:
Interfície de usuari fàcil i intuïtiva.
L’experiència dels usuaris és un factor que pot afectar considerablement en el procés de comptabilitat. Cap propietari vol dedicar el seu temps a esbrinar les complexitats del programa que utilitzen, i menys encara a familiaritzar-se amb una interfície que pugui ser complexa i poc intuïtiva. Perquè un programa de comptabilitat, ja sigui gratuït o de pagament, funcioni ha de ser fàcil d’entendre. Una bona opció per valorar si el programa de facturació funciona correctament i, si és còmode i intuïtiu a l’hora de treballar-hi és fent ús d’una demostració o una prova gratuïta. Marques com SAP Business One o A3ERP de Wolters Kluwer, ofereixen la possibilitat de provar demostracions que permeten veure la usabilitat del programa de gestió.
Processament de dades basat en el núvol.
Ja fa temps que ha quedat enrere el fet d’afegir les dades manualment en fulls de càlcul per gestionar la comptabilitat. Actualment ja es pot poden utilitzar programes de comptabilitat basat en el núvol per accedir a la informació financera de l’empresa des de qualsevol part del món. A més, en la majoria de solucions de programa de facturació, es pot treballar de forma col·laborativa entre varis membres de l’equip de manera simultània.
Processament ràpid de nòmines i suport a diverses monedes.
Aquesta part és realment important. Si bé al mercat hi ha molts programes de comptabilitat gratuïts, pocs o cap ofereixen un processament ràpid de les nòmines. Per contra, els programes de facturació i comptabilitat de pagament, que no vol dir que siguin cars, permeten integrar la gestió de nòmines, i altres funcionalitats imprescindibles per a la gestió comptable d’una empresa. Per tant, una recomanació important és que el programa de comptabilitat que s’adquireixi ha de ser capaç de proporcionar totes aquestes funcions. A més, per a les empreses que treballen a nivell internacional, com ara amb un e-commerce, caldrà tenir present la funció multi-moneda en el programa de facturació. El suport de moneda global o la possibilitat que el programa generi factures amb la moneda del client és necessari, especialment per a les petites empreses.
Integració de diversos comptes bancaris.
Afegir un compte bancari hauria de ser realment fàcil, i el programa que escolliu ha de permetre fer-ho amb pocs clics. Si es necessiten molts tràmits només per connectar-se amb el banc, millor buscar un altre programa de comptabilitat.
Escalabilitat i funcionalitat.
També és important cercar una solució que permeti l’escalabilitat a mesura que l’empresa creixi. Moltes empreses de programes de comptabilitat ofereixen complements i extensions. Aquestes integracions són importants per garantir millorar la funcionalitat i gestió del programa.
Comprovar si el programa ofereix assistència i seguretat de dades.
El suport sense resposta pot dificultar-ho tot. Alguns programes de comptabilitat gratuïts, acaben tardant massa temps a oferir atenció al client, i normalment sol ser a través del correu electrònic. Per això cal assegurar-se que el tant el programa de facturació i comptabilitat que s’adquireixi, com l’empresa implantadora, inclogui funcions com ara xat en directe, assistència telefònica, assistència a domicili i altres opcions d’ajuda ràpida. En quant a seguretat, i sobretot al núvol, no cal dir que saber on estan les dades és de vital importància, així com la garantia de tenir controlat qui hi accedeix, i quines copies de seguretat es fan i a on.
Per una empresa, ja sigui, petita, mitjana o gran és molt important que disposin d’un programa de comptabilitat per poder gestionar el negoci d’una manera més senzilla i alhora controlada. A l’hora d’escollir, serà aquesta qui tindrà l’última paraula i decidirà si vol un programa de comptabilitat gratuït o de pagament. Però cal tenir en compte que el preu no ho és tot, i que sovint “allò que és barat, acaba sortint car”. Per tant, és important valorar les opcions i buscar el programa que més s’adapti a les necessitats de l’empresa i que disposi de funcionalitats que permetin l’escalabilitat a mesura que l’empresa ho requereixi, encara que això suposi un cost. Actualment el mercat ofereix solucions com A3ERP pensades per a PIMES i del tot assequibles a nivell de preu i amb una relació qualitat-preu excel.lent.
Consulta amb nosaltres per més informació
