L’augment en les legislacions relacionades amb la seguretat dels productes, i el major poder que aquestes han atorgat a les agències governamentals per intervenir en les operacions de fabricants i distribuïdors, ha comportat que les empreses hagin de tenir la seva cadena de subministraments cada vegada més preparades per “emergències” que puguin sorgir, a fi de reduir al màxim els costos que pot suposar la devolució de producte defectuós o que se n’hagi exigit la seva retirada.
A tot això s’hi suma el fet que cada dia els consumidors són més exigents amb els fabricants i no dubten ni un moment en difondre la seva disconformitat a través de les xarxes socials, fet que pot impactar molt negativament i de manera molt ràpid a la reputació i, en conseqüència a les vendes, de les empreses.
El fet de córrer el risc d’haver de retirar partides de productes defectuosos fa que, cada vegada més directors d’operacions i responsables de magatzem, considerin imprescindible controlar la traçabilitat dels lots de productes per tal de prevenir el menor cost econòmic i dany en la reputació de la marca en cas de produir-se aquesta situació.
És important doncs, plantejar-se el fer d’implementar les normes i processos necessaris per mitigar els efectes d’una hipotètica retirada de productes. Per fer-ho Sage proposa sis estratègies que permeten assegurar la gestió del compliment normatiu i fer front a les crisis de manera eficaç i simple, si aquestes es produeixen.
En cas de produir-se una situació de crisi a l’empresa amb la petició de retirada dels mercats d’un o diversos lots de productes defectuosos, les recomanacions són:
- Respondre i adaptar-se amb agilitat als canvis de normatives. I és que les normatives relacionades amb la seguretat dels productes són cada vegada més estrictes i complexes, varien ràpidament i a més difereixen entre uns i altres països. Tots aquests elements contribueixen a augmentar el risc de retirada de productes del mercat. La implementació d’una solució de gestió empresarial eficaç i centralitzada contribueix al compliment sistemàtic de les normatives vigents i els canvis que s’hi produeixen.
- Mantenir la cadena de subministraments visible i actualitzada constantment de tal manera que, en cas de detectar-se un lot de productes defectuós pugui identificar-se l’abast d’aquest a la cadena de subministraments. Quins lots de productes són, quines matèries primeres hi estan implicades, si ja s’ha produït la mateixa incidència en una altra ocasió,… Disposar de tota la informació de cada proveïdor i client actualitzada en un sistema centralitzat permet afrontar situacions d’aquest tipus.
- Ser transparent durant una situació de crisi. Una retirada de productes mal gestionada pot danyar greument la reputació d’una empresa, per tant, és imprescindible tenir el control de la informació i gestionar-la adequadament de cara als clients. Comunicar d’acord amb la informació disponible i del que se’n té seguretat absoluta és clau per no perdre la confiança amb els clients.
- Reduir el risc i l’impacte de les retirades de producte. Si bé és impossible predir una retirada de productes per motius de seguretat, hi ha accions que permeten reduir-ne el risc i les conseqüències en cas que es doni la situació. És important guardar mostres de lots de producte per fer comprovacions de forma ràpida, si és necessari, reduir les quantitats de lots, mantenir una comunicació fluida amb tots els components de la cadena de subministraments, aplicar millores constants als processos, supervisar de forma constant les reaccions dels clients, també a les xarxes socials, …. Una gestió empresarial integral i centralitzada facilita la gestió i control de les activitats de producció i cadena de subministraments.
- Pla de gestió de crisi. És imprescindible tenir un pla de gestió de crisi a punt per si sorgeix algun problema, poder aplicar-lo de forma immediata. Algunes de les accions que ha d’incloure un pla de gestió de crisis són: determinar la gravetat i risc real, identificar l’abast del problema i lots als quals afecta, avisar del problema a venedors i distribuïdors, informar de la problemàtica a les autoritats pertinents, informar de forma transparent sobre el problema,… Un pla de gestió de crisis ajuda a assegurar el compliment de les normatives vigent en tot moment.
- Actuar amb total seguretat. Treballar amb una solució de gestió empresarial integral que sigui capaç de subministrar dades precises quan les necessites i minimitzar les conseqüències produïdes per una retirada de productes, contribueix molt positivament a reduir al mínim els costos i danys de reputació que es puguin ocasionar.
T’oferim Solucions de gestió empresarial per a tot tipus d’empreses, que connecten els processos de fabricació, inventari, vendes, serveis al client i gestió financera amb un sistema perfectament cohesionat. Solucions que permeten afrontar situacions de crisi, com pugui ser la retirada de producte, i resoldre-les de forma ràpida i eficaç.
Font: “Control total. Garantiza los procesos de las retiradas de productos de tu almacén” The Sage Group.
