Una factura electrònica és, davant de tot, una factura. És a dir, té els mateixos efectes legals que una factura en paper. Recordem que una factura és un justificant del lliurament de béns o la prestació de serveis.
Una factura electrònica és una factura que s’expedeix i rep en format electrònic.
És important destacar que l’ expedició d’ una factura electrònica està condicionada al consentiment del seu destinatari. La factura electrònica, per tant, és una alternativa legal a la factura tradicional en paper.
Recentment el Govern d’Espanya ha aprovat al Congrés dels Diputats la Llei de Creació i Creixement d’Empreses a través de la qual totes les empreses estaran obligades a pujar les seves factures de clients en format digital a una plataforma de l’Administració General de l’Estat. D’aquesta manera, el govern vol augmentar la seva pressió sobre el frau fiscal entre empreses.
Aquesta obligatorietat es troba actualment en vigor quan una empresa ha de facturar a una administració pública. Així, haurà de pujar les factures a través de la plataforma FACE en format Facturae. Amb la nova llei, aquesta obligació s’amplia a les empreses i els autònoms que s’emeten factures entre si, no estant afectades les empreses o autònoms que emeten factures al consumidor final (persones físiques).
Està previst que durant els pròxims dies es publiqui el Butlletí Oficial de l’Estat de la nova Llei on s’inclouran els detalls del nou procediment.
Obligacions per a PIMES i autònoms en l’ ús de la factura electrònica
- Emetre factures electròniques amb altres empreses i autònoms.
- Permetre visualitzar, descarregar i imprimir les factures emeses als receptors de manera gratuïta i sense necessitat d’ imprimir-les.
- Mantenir l’ accés del receptor de les factures electròniques durant 4 anys encara que hagin deixat de ser clients.
Terminis per a l’ obligatorietat de l’ ús de la factura digital.
Com va ocórrer amb la implantació del Subministrament Immediat de la Informació fa uns anys, el Govern atorga a les empreses i autònoms un termini per adaptar els seus sistemes informàtics de gestió a la nova normativa. Els terminis d’ entrada en vigor són els següents:
- Per a empreses que facturin més de 8 milions d’ euros: Tenen un termini d’ 1 any a partir de la publicació del BOE de la Llei Crea i Emprèn, o el que és el mateix, entrarà en vigor el setembre de 2.023.
- Per a empreses la facturació de les quals sigui inferior als 8 milions d’euros: El termini augmenta fins als 3 anys amb el que tindran de termini fins al setembre de 2.025 per adaptar els seus sistemes.
Això poden patir canvis després de la publicació oficial del BOE.
La factura electrònica ha d’estar signada digitalment?
La factura electrònica ha de garantir la integritat de la dada. És a dir, ha de mantenir una traçabilitat fiable del lliurament de béns o la prestació de serveis amb la factura corresponent. Per a això, legislació permet tres procediments de treball:
- La signatura electrònica mitjançant certificat digital a través de la generació d’ un arxiu PDF mitjançant el sistema de gestió empresarial i incorporar la signatura electrònica.
- Intercanvi electrònic de dades (EDI).
- Altres mitjans verificats per l’Agència Estatal d’Administració Tributària (AEAT).
Quines eines necessito implementar per complir amb els requisits?
Aquestes noves obligacions indicades anteriorment han de ser resultes mitjançant la posada en marxa d’ eines tecnològiques. A continuació s’ exposen una sèrie solucions que simplifiquen la gestió per part de l’ empresa i resolen els requeriments de la normativa:
- Eina de generació, signatura i tramesa de factures electròniques. En els principals programes de gestió empresarial del mercat s’inclouen eines per a la generació de fitxers XML signats mitjançant certificat digital (FacturaE). Una vegada generat el fitxer, es pot accedir de forma manual a la plataforma de FACe i pujar el fitxer, o per contra, existeixen solucions automàtiques que permeten generar el fitxer, signar-lo i pujar-lo de forma automàtica des del propi ERP, com per exemple SAP Business One.
- Intranet de factures de client (FacturaE). Per permetre als clients consultar i descarregar les factures en format PDF, és aconsellable la utilització d’una plataforma web que estigui connectada amb l’ERP (programari de gestió empresarial). En ella, es podrà publicar de manera automàtica les factures que es vagin pujant a la plataforma FACe. Aquest tipus de plataformes permeten assolir un bon nivell de seguretat tant al client (usuari) com a l’empresa (propietari de la dada). I, a més, permeten controlar i limitar l’accés dels clients a la informació del sistema.
