Quan ens referim a les PIMES sabem que parlem d’un percentatge elevat d’empreses que formen aquest sector. Si haguéssim de destacar un enemic per a les petites i mitjanes empreses segurament diríem que les grans empreses són les seves principals enemigues, per molts factors, però un d’ells, per la presència i servei a client que ofereixen a través de l’atenció telefònica. Quan es tracta d’una petita empresa, perquè aquesta pugui destacar i impactar als clients, i diferenciar-se de la competència també li cal, doncs, transmetre una imatge consolidada de professionalitat i buscar la manera d’impressionar als seus clients i clients potencials. En aquest punt és on entra en joc la centraleta virtual.
Durant els últims anys són moltes les petites i mitjanes empreses que estan optant per escollir centraletes virtuals per oferir un millor servei i atenció als seus clients. Algunes dels avantatges que les PIMES contemplen a l’hora d’escollir centraleta virtual són:
1. Reducció de costos
Les empreses que encara avui dia utilitzen telefonia convencional i que tenen més de 10 usuaris amb telèfon estan pagant molts més diners al mes en comparació a les empreses que ja tenen telefonia i amb centraleta virtual.
El sobre cost a l’any per utilitzar telefonia convencional és de aproximadament un 40% més; i es més encara el sobre cost si tenim en compte el desavantatge que suposa no treballar amb una centraleta virtual, sobretot en relació a les prestacions que aquesta ofereix.
A més, les empreses amb telefonia convencional tenen uns costos de manteniment molt elevats. En canvi, els costos que té de manteniment per a les empreses amb centraleta virtual són molt menors.
2. Flexibilitat
Un altre dels motius pels quals les Pimes escullen les centraletes virtuals és la flexibilitat que els ofereix. Aquest terme és molt característic quan es parla de centraleta virtual, ja que la flexibilitat està present en molts aspectes importants de l’empresa com poden ser: ampliacions i reduccions del servei de telefonia, elecció d’un o altre tipus d’equips per implementar la gestió de les trucades en el funcionament de la centraleta, unificació de serveis de telefonia en diferents seus geo-localitzades, …
L’element clau de la flexibilitat està en l’escalabilitat. Les centraletes virtuals són 100% escalables i a més a més, de forma senzilla i ràpida. Això vol dir que si una empresa necessita incorporar més línies telefòniques o vol obrir una nova oficina, només ha de contractar el servei, i aquest serà activat i funcionant el mateix dia.
3. Control directe sobre el telèfon i la centraleta
Poder tenir el control directe de la centraleta estalvia molt temps a l’empresa i permet tenir els canvis aplicats al moment. En ser un servei virtual, la mateixa empresa pot aplicar canvis a l’instant sobre la centraleta com ajustar els horaris, desviar trucades…, independentment d’on estigui ubicada. És possible controlar-ho tot des del panell de control web.
4. Millorar el suport telefònic d’atenció al client
L’atenció al client de les grans empreses proveïdores de telefonia és sempre molt millorable, perquè sol estar sempre molt dividida i hi ha molta rotació de plantilla.
Aquests proveïdors tenen normalment un grau d’implicació i de coneixement molt baix, en canvi els proveïdors de centrals virtuals està format per personal especialitzat, ja que solen portar molts anys al sector de les telecomunicacions. Aquests treballen en empreses petites on l’atenció al client no està externalitzada. Això comporta que qui atén a les trucades dels clients està més format i més compromès i per tant soluciona els problemes d’una manera més eficaç i ràpida.
5. Millora de prestacions i processos
Tant les petites com les grans empreses estan contínuament buscant sempre la manera de millorar i créixer. Les centraletes virtuals són una molt bona eina per poder assolir els objectius empresarials. Aquestes van millorant i incorporant noves prestacions i se’ls pot afegir fàcilment aplicacions.
Un altra servei de les centraletes virtuals, molt útil per les empreses, són les enquestes automàtiques de satisfacció. En aquests casos, la centraleta emet una trucada als clients després de ser atesos perquè facin una valoració. El feedback que proporciona l’enquesta és molt important per les empreses amb atenció al client per conèixer l’opinió dels seus clients i saber en què poden millorar.
Una altra forma d’automatitzar és el marcador predictiu, que emet trucades de forma automàtica a través d’un llistat que proporciona l’empresa. Una vegada la persona respon la trucada automàticament passa a un agent. Gràcies a aquesta eina les empreses petites que tenen un petit departament de vendes s’estalvien molt temps i diners.
Sens dubte les centraletes virtuals són de gran ajuda per les empreses que busquen donar un millor servei i alhora augmentar la seva productivitat.
