El procés per seleccionar una solució empresarial ERP per a una empresa micro, petita o mitjana no és el mateix que segueixen les empreses de mida i facturació més gran, sobretot en certs aspectes que són significatius. Si és cert que totes les empreses, grans i petites tenen els seus propis requisits depenent del tipus d’empresa i sector en què desenvolupen la seva activitat, hi ha algunes àrees on les petites empreses poden tenir requisits ERP més estrictes, ja siguin basats en recursos financers o d’un altre tipus. A continuació es mostren algunes d’aquestes àrees.
Propietat
Moltes empreses petites tenen un fundador o únic propietari present que s’encarrega d’administrar el negoci a temps complet i sovint de forma única. Per implementar un programari ERP amb èxit en una PIME, el primer requisit és que la propietat vegi i senti la necessitat d’un ERP per a la gestió de la seva empresa. Fins que aquest moment no arriba, no tenen cap sentit intentar implementar una solució empresarial en una micro, petita o mitjana empresa, ja que la propietat no ho considera important i no apostarà per això, de manera que projecte fracassarà.
Finançar
Les persones que administren les finances de l’empresa també han d’estar alineades amb el projecte perquè qualsevol implementació d’ERP tingui èxit. En algunes micro i petites empreses, els diners provene d’un familiar directe com cònjuges, pares o d’una font similar dins de la família. També es pot donar el cas que el finançament vingui d’una font externa, com a capital de risc o Business Angel. També aquí, ells tindran l’última paraula per invertir en desenvolupar i implementar un sistema ERP.
El futur
Abans d’implementar un sistema ERP en una PIME és important tenir en compte el futur de la companyia. Els sistemes ERP tenen una vida útil d’aproximadament una dècada. Per això cal analitzar on estarà el seu negoci d’aquí a deu anys? Potser el negoci tingui una expectativa de creixement en facturació i nombre d’empleats, de manera que cal plantejar-se la implementació d’un ERP que compleixi amb aquests requisits futurs.
Recursos
Cal mirar acuradament els recursos disponibles per implementar un sistema ERP. El sistema ideal que compleix perfectament amb els requisits comercials que un defineix pot necessitar recursos que no estan disponibles. No obstant això, podria complir amb la majoria d’aquests requisits a través d’un sistema ERP més senzill que permeti cobrir les necessitats més importants i que estigui d’acord a les possibilitats econòmiques de cada empresa.
Un cop analitzat els elements més externs, cal fer una introspecció per analitzar els criteris ERP específics per a una empresa PIME i els requisits funcionals i d’usabilitat de cada una. Alguns d’aquests requisits ERP poden ser:
Finances: haurà de presentar estats financers necessaris que compleixin amb els seus requisits interns i externs.
Inventari: si la seva empresa manté un inventari amb la finalitat de fabricació, distribució o venda al detall, ha de tenir un sistema que rastregi la quantitat disponible de cada article juntament amb el cost dels articles individualment i col·lectivament. En aquest cas, l’ERP també ha de fer un seguiment de les transaccions a mesura que l’inventari es compra, es manté i es ven perquè tingui un registre d’auditoria.
Comandes de vendes: tan si els ingressos provenen de la venda de productes o del lliurament de serveis, és obvi que voldrà conèixer la seva la quantitat de comandes de vendes existents i l’historial de comandes a mesura que es van lliura i reservant. Així com també voldrà saber si aquestes comandes han estat venudes per Internet o en el punt de venda, …. de manera que tot ha de ser rastrejat.
Anàlisi: La solució empresarial ERP que instal·li serà la font de dades necessàries per analitzar la marxa del seu negoci i desenvolupar objectius per al seu futur. A més serà una eina clau que l’ajudarà en la seva presa de decisions a tots els nivells, assegurant que el seu negoci es mantingui sota control.
Segur que la seva empresa, sigui micro, petita o mitjana, té una sèrie de requisits específics. Per saber quins són, cal que l’empresa escolti a tots els departaments i faci una llista amb cada un d’ells, classificant-los segons la seva prioritat, importància i obligatorietat per tal que triï entre l’ERP SAP Business One o A3ERP, segons millor encaixi amb les seves necessitats.
Font: ERPFOCUS
