Diagnòstic de la situació
Tot va sorgir del fet que l’Associó de Desenvolupament Rural de la Catalunya Central (ADRCC) va contactar amb Inforber perquè necessitava una solució de gestió documental que li permetés agilitzar la gestió de les peticions d’ajut LEADER, entès com les successives iniciatives comunitàries de desenvolupament rural de la Unió Europea a través de les quals s’estableixen ajudes destinades a fomentar l’activitat econòmica, les TIC i la creació d’ocupació en el món rural.
A Catalunya hi ha un conjunt de 11 Grups d’Acció Local (GAL) com l’ADRCC que gestionen aquests ajuts LEADER, agrupats com a Associació d’Iniciatives Rurals de Catalunya (ARCA) i en col·laboració amb el Departament d’Agricultura, Ramaderia, Pesca i Alimentació (DARP) de la Generalitat de Catalunya. La gestió d’aquests ajuts implica molta burocràcia i un procés complex i extens on es contemplen diferents fases: sol·licitud de documentació i de dades als beneficiaris de l’ajut, validació i accés a la documentació per part de diferents rols d’usuaris dels GAL, com ara els tècnics, les comissions, la junta, etc. A més, es requereix documentació en diferents formats (pressupostos, fotografies, etc.) Fins ara, la presentació d’aquests documents i de les dades per part de l’usuari o del GAL corresponent només era possible fer-ho de forma presencial o, en alguna de les etapes, via correu electrònic o per contacte telefònic.
Calia implementar una solució a Internet i a mida que facilités al màxim possible la interacció entre beneficiaris i GAL, de manera que es convertís en una oficina electrònica oberta 24h al dia, 365h a l’any i que evités tasques i desplaçaments innecessaris.
Solució aportada per Inforber
Inicialment, en el cas d’ADRCC i per motius pressupostaris, es va realitzar una implementació bàsica en base al gestor documental Alfresco, amb un flux de treball a mida i amb diferents fases de recollida de dades -via formularis- i de documentació. Aquesta solució facilitava la feina, però no oferia una gestió i automatització adequada del procés, amb altres mancances de comunicació que no ho conferien com a la solució ideal.
És per aquest motiu que Inforber es planteja oferir a ADRCC una plataforma de gestió d’expedients amb el màxim dels requeriments demanats, que pugui servir com a base per una implantació més avançada, Ebit EasyDocs, que pugui ser adaptada a les necessitats d’aquest i a possibles futures instal·lacions per a la resta de GAL d’ARCA. Neix la Plataforma Web de Gestió d’Expedients LEADER (PWGEL). Aquesta plataforma té una base Open Source de qualitat:
- Alfresco per a la gestió documental, amb la possibilitat d’assignar usuaris, grups i drets d’accés i de mantenir versions de documents.
- Bonita Soft com a eina per a dissenyar i gestionar els fluxos de treball, amb formularis de petició de dades personalitzables, notificacions a beneficiaris i tècnics i validacions dels documents.
- Liferay com a motor de portal, amb zones visuals personaltizables i interactives.
- I les potents bases de dades MongoDB i PosgreSQL.
Tota la implementació està fet sota la capa d’EasyDocs, oferint una interfície gràfica web, usable, evolutiva i dinàmica. La plataforma havia de complir, finalment i com és lògic, la LOPD i la LSSI. Això s’aconsegueix gràcies a la seguretat SSL via certificat i a una correcta auditoria del servidor.
Al cap del temps, ARCA mostra interès per l’aplicació en veure-hi un servei centralitzat per a tots els usuaris de LEADER, amb una plataforma compartida per a tots els GAL, però customitzat pera cada un d’ells amb la seva imatge.
En paral·lel s’apliquen millores tècniques i d’usabilitat a la plataforma. Aquesta s’implanta la plataforma en un servidor virtual compartit amb Windows 2012 R2 dimensionat per a absorbir i oferir un bon rendiment per a tota la càrrega de treball que s’estima en més de 1000 expedients anuals en total.
Es posa en marxa la PWGEL i es plantegen diferents jornades de formació per als responsables tècnics dels GAL per tal de garantir el coneixement de l’eina i la seva aplicació.
RESULTATS I MILLORES OBTINGUDES
La PWGEL ha contribuït a millorar molt la relació entre els beneficiaris i ARCA, agilitzant les tasques i la comunicació entre usuaris i accelerant els processos de validació dels expedients LEADER. Treballant com a intranet, també ha permès unificar i optimitzar operatives, prescindir d’algunes aplicacions i digitalitzar molta documentació dels GAL que estava només en format paper, mantenint la LOPD i la LSSI gràcies al certificat SSL i a les mesures de seguretat i privacitat del servidor. Ara permet ser consultada des de qualsevol lloc i en qualsevol moment amb els permisos pertinents.
Per aquest motiu ARCA, conjuntament amb el DARP, estan apostant per fer créixer el projecte, de manera que els permeti la gestió centralitzada de la plataforma, ara amb instàncies separades per cada GAL, i perquè faciliti les dades per a la creació de les memòries anuals dels diferents GAL. Per fer-ho s’ha incorporat una plataforma de Bussiness Intelligence en base a Pentaho i així tenir una visió unificada de les dades per part del responsable del DARP i també per part dels mateixos Grups d’Acció Local. Més endavant es plantegen de sincronitzar la plataforma amb la plataforma de gestió d’ajuts del DARP per tal d’alimentar aquesta plataforma del Departament amb dades de la d’ARCA.
