Un procés de migració de dades ERP el podem definir com la transferència de dades d’un tipus d’emmagatzematge, format o sistema informàtic anterior a la nova solució ERP.
La migració de dades a un nou sistema d’ERP, ja sigui des d’una antiga solució ERP o un altre sistema empresarial, pot semblar un repte que pot durar molt de temps, a més de generar la incertesa de saber si serà efectiu i si, durant el procés de migració, es perdran dades crítiques i imprescindibles per garantir les operacions comercials de l’empresa.
Durant el procés de migració, les dades s’han d’extreure dels sistemes d’origen, transforma-les, adaptar-les i carregar-les al nou sistema ERP de destí. Això pot ser, i sol ser, un procés força complex, sovint més del que inicialment teníem previst. Tenir un enfocament i una planificació de migració de dades ben definida assegura dur a terme una implementació d’acord al timing programat i evitar ensurts i sobre costos en el pressupost.
Per fer-ho Inforber Consulting compta amb un equip de consultors experts en implementació i migració de software de gestió empresarial, que ofereix el màxim de garanties en els processos de migració. A continuació plantegem cinc passos a tenir en compte a l’hora d’optimitzar el procés i executar una migració de dades ERP amb èxit.
- Analitzar l’abast del projecte.
Les empreses solen treballar amb tres categories generals de dades: dades transaccionals actuals obertes (en viu); dades mestres, que són les dades bàsiques necessàries per al funcionament d’un negoci; i les dades històriques, relativa a la informació de l’empresa de més de dos anys. A l’hora d’analitzar l’abast del projecte caldrà tenir en compte i prendre decisions de com definir el projecte, qui tindrà accés a un tipus o altre de dades, quines dades han de ser migrades, amb quin ordre i prioritat, quins llocs es veuran afectats, quines i quina quantitat de dades històriques es vol emmagatzemar a la nova solució ERP, etc.
- Desenvolupar una estratègia.
En un projecte de migració d’ERP és imprescindible comptar amb la participació de tota l’empresa. Cal definir un pla i articular-lo a tota l’organització, assignant funcions, delegant responsabilitats i potenciant els responsables de la presa de decisions. Caldrà també prioritzar les tasques empresarials associades amb les dades obertes i dinàmiques: i configurar una seqüència d’accions lògica i viable, i en uns terminis raonables segons marqui la metodologia d’implementació d’ERP. És imprescindible treballar de forma sistemàtica, amb mètode i evitant l’impuls de migrar-ho “tot de cop”, perquè els errors es produeixen quan les migracions es fan amb gran volum de dades i de forma ràpida.
- Definir els estàndards.
Una migració d’ERP permet moure dades de qualsevol base de dades, ja sigui Microsoft® Excel, sistemes heretats o un ERP més antic. El que caldrà tenir en compte a l’hora de dur a terme una migració d’ERP és estandarditzar totes les dades d’acord amb la nova solució ERP, per tal d’uniformar el criteri de migració. Per fer-ho, s’analitzaran les dades d’origen amb les dades assignades al nou ERP i es configuraran una sèrie de regles de traducció, amb l’objectiu de descobrir i resoldre els problemes que puguin sorgir abans de la migració.
És important revisar totes les dades en relació a la seva viabilitat, reduir i eliminar la redundància, i netejar les dades eliminant dades incorrectes o corruptes de registres, taules i bases de dades abans de la migració de dades ERP. La clau de l’èxit en els processos de migració està en fer el traspàs de la mínima quantitat de dades crítiques necessàries per a les necessitats comercials i normatives d’una empresa.
- Validació del procés
La validació de dades, abans de la migració, és una part crucial del projecte. La transferència de dades inexactes al nou sistema pot arribar a comprometre la seva eficiència i a generar grans despeses innecessàries.
Finalment, l’etapa de prova o verificació de les dades migrades és igual de crítica. Una manera senzilla d’assegurar que la migració de dades sigui un èxit és crear una mostra de prova en una base de dades de prova, no el sistema en viu. Una estratègia de proves en diversos punts de la instal·lació pot evitar acumular problemes i errors que s’hauran de tractar al final del procés, fent-los més cars i difícils de corregir.
- Assignació de personal de l’empresa
En una migració ERP és imprescindible la implicació del personal de l’empresa, per tant, caldrà assignar personal intern, o contractar tècnics experts en migració de dades, que s’impliquin en la migració d’ERP a l’empresa i amb disponibilitat durant tot el projecte.
La migració de dades ERP en una empresa, doncs, és un tipus de projecte de gran envergadura i cert risc, ja que un error o mala gestió en aquest procés pot suposar un gran sobre cost en el projecte o inclús la pèrdua d’informació crucial per a l’empresa. És per aquest motiu que des d’Inforber consulting recomanem la contractació d’un equip expert i amb una trajectòria consolidada en aquest tipus de projectes que garanteixi al màxim l’èxit de la migració de dades d’ERP.
