El passat 12 maig del 2019 va entrar en vigor de la nova normativa sobre el control horari i el registre de jornada laboral que implica l’obligatorietat per part de totes les empreses de dur a terme un control horari de la jornada de treball de tots els seus treballadors, independentment del tipus de jornada que facin, ja sigui jornada parcial o jornada completa.
Durant els primers sis mesos, després de l’entrada en vigor de la normativa, van començar a aparèixer les primeres notícies relacionades amb les sancions que Inspecció de Treball, òrgan depenent del Ministeri de Treball, va imposar i que ascendien a un valor de 113.000 euros. En total es va detectar que el 21% de les empreses inspeccionades la incomplien.
Partint de la base de l’obligatorietat d’aplicar la normativa i de les conseqüències que s’estan derivant per l’incompliment d’aquesta, és evident que les empreses que encara no hagin regularitzat la situació s’exposen a un elevat risc de ser sancionades.
Abans de seguir avançant, és important saber que en el registre ha de constar tant l’hora d’entrada com de sortida del treballador, així com les pauses (esmorzar, assumptes personals, metge…). Tota la informació de registre ha de poder ser accessible per al treballador, els representants sindicals i Inspecció de Treball o Seguretat Social, en el cas que vinguessin a fer-nos una inspecció. A més, l’empresa té l’obligació de guardar les dades durant quatre anys.
Està clar que amb tot el plec de requisits que comporta la llei, és important saber de quina manera es pot fer per complir amb l’obligació legal, sense morir en l’intent.
Aquestes, poden ser, per exemple un full Excel en el que es registren una a una les entrades i sortides de cada treballador. Normalment sol ser cada treballador que porta el registre i en fa les anotacions. Aquesta pot ser una opció viable per a microempreses o empreses amb molt pocs treballadors, però quan es tracta de PIMES amb un nombre de treballadors més gran resulta molt difícil d’utilitzar, sobretot perquè cal registrar-ho diàriament i cal també que tan el treballadors com l‘empresa signin el full de registre. Per tant, es converteix en un mètode poc pràctic i fàcil de caure en errors i en oblits. A més, si bé l’ús de l’Excel com a full de registre es considera un mètode legal, no es pot oblidar que aquest està en el punt de mira dels inspectors, i més encara en aquelles empreses on el personal està contractat per jornades laborals de 4 hores. En aquests casos, és fàcil generar la sospita que s’està incomplint la llei i que s’hi estan realitzant, per exemple, hores extraordinàries sense ser declarades o fora de contracte.
Existeixen diverses maneres, ja sigui manual o automàtica, de gestionar el control horari i de presència dels treballadors però la recomanable per a petites i mitjanes empreses és la solució ZKTime que permet registrar-ho tot a través d’un terminal, mitjançant identificació facial, la qual destaquem per oferir un 100% d’efectivitat, i alternatives com codi, tarja de proximitat, empremta dactilar, etc …
A més, ZKTime té opció de mobilitat gràcies a una aplicació disponible en iOS/Android per a treballadors que ho necessiten (comercials, tècnics, obres…) i fitxar via telèfon mòbil i geo-localització.
L’elecció del mètode dependrà en gran mesura la mida de l’empresa i el tipus de tasques que hi desenvolupen els seus treballadors. No obstant això, a l’hora de fer l’elecció és important tenir en compte que el sistema escollit garanteixi la màxima fiabilitat de la informació, impedeixi l’alteració de les dades per part del treballador, i sobretot compleixi la normativa en matèria de Protecció de Dades.
Des del l’Organisme Estatal d’Inspecció de Treball i Seguretat Social, en coordinació amb les Comunitats Autònomes, té previst posar en marxa durant aquest 2020 una campanya centrada en el control del registre de jornada a les empreses. Per aquet motiu cal que les empreses prenguin consciència de la importància d’aplicar de forma rigorosa i correcta la normativa a les seves empresa, per tal de no incórrer a l’incompliment de la llei i en conseqüència a fortes sancions econòmiques.
