La situació creada davant la pandèmia del coronavirus, i que ha obligat moltes empreses a enviar els seus treballadors a treballar des de casa, ha introduït de cop i volta la necessitat d’implementar un mètode de treball poc estès. Parlem del teletreball.
El teletreball, també conegut com a treball remot consisteix a exercir una activitat professional sense estar present físicament en el lloc de treball durant la jornada laboral.
Però treballar des de casa no es tracta simplement d’enviar al treballador a seguir treballant des de casa, sinó que implica una sèrie de canvis necessaris per fer viable la continuïtat de l’acompliment de la seva tasca professional des d’una nova ubicació estant.
El fet que la crisi provocada pel Covid-19 hagi irromput amb tanta força i amb tan poc marge de maniobra, ha tret a la llum les mancances d’aquelles empreses que no estaven preparades per iniciar el teletreball dels seus empleats. Però sense entrar a la situació particular de cada empresa intentarem donar resposta a la gran pregunta de:
Està la meva empresa preparada per al teletreball?
Una manera que ens servirà per saber si la nostra empresa està preparada per al treball remot o teletreball serà analitzant els punts més importants que permetin desenvolupar la feina des de casa de forma segura per al treballador i per a l’empresa. Anem a pams.
Correu electrònic
Són molts els empleats que abans de la situació actual ja tenien el seu correu electrònic configurat en un ordinador portàtil o en un Smartphone. Habitualment els servidors de correu electrònic de tipus local amb els quals es treballa utilitzen protocols POP3 o IMAP. No obstant això, aquests no són del tot segurs i seria recomanable migrar a paquets com Microsoft Office 365 que permeten l’accés des d’un equip extern de forma segura, a més d’oferir accés a les eines de productivitat que ofereix el sistema operatiu Microsoft Office, així com emmagatzemar tots els arxius en un.
Connexió i accés a les dades de servidor de l’empresa
En el cas que l’empresa tingui una solució ERP en local, és important saber que hi ha la possibilitat de continuar desenvolupant l’activitat habitual des de qualsevol lloc a través d’una connexió remota. Una de les opcions és habilitant Microsoft Terminal Server o connexions d’escriptori remotes en el PC de l’usuari. Un cop realitzada la configuració, els programes de gestió ja estaran habilitats per a la connexió remota i realitzar el teletreball. És recomanable realitzar la configuració mitjançant el suport d’un equip informàtic à Landig page à seria possible (document adjunt)
Seguretat
Un dels aspectes més importants a tenir en compte per no posar en perill la seguretat de l’empresa és precisament la seguretat de les xarxes domèstiques. En el cas de les empreses, aquestes acostumen a treballar amb entorns segurs, però no passa el mateix amb quan es tracta de treballar des de casa. En aquest cas serà clau que l’accés a la informació interna de l’empresa es realitzi des d’una xarxa considerada segura, i obtenir permís per accedir-hi. Per habilitar un accés remot serà necessària la tecnologia VPN o Xarxa Privada Virtual. Aquesta és una tecnologia de xarxa que permet una extensió de la xarxa local sobre una xarxa pública o no controlada com Internet. Aquesta tecnologia permet simular una ubicació de manera virtual i accedir a les xarxes de l’empresa des de casa, i al mateix temps permet establir restriccions i condicions d’accés a una informació o altra de l’empresa, limitant així l’accés del treballador només a la informació que realment requereix.
Un altre aspecte no menys important en relació amb la seguretat és el fet de tenir els equips de treball actualitzats, ja que és un canal de molt fàcil a través del qual els pirates informàtics poden atacar als nostres equips i a tota la xarxa de l’empresa.
Centraleta telefònica virtual
Un element imprescindible perquè un negoci pugui continuar estant operatiu al 100% amb els seus empleats a casa fent teletreball és que l’empresa disposi d’una Centraleta Virtual, també coneguda com a Cloud PBX. Es tracta d’una centraleta telefònica IP que està allotjada al núvol i les dades es transfereixen a través d’Internet.
Una centraleta virtual permet mantenir la connexió directa amb els clients, i que aquests puguin trucar a l’empresa i ser atesos amb la mateixa qualitat de servei que com si el treballador estigués a l’oficina.
La seva implementació requereix un telèfon IP o softphone i connexió a Internet (pendent enllaç article blog), i en una situació com l’actual on no està clar el temps que durarà l’estat d’alarma, la solució de centraleta virtual permet tenir contacte directe amb els clients i no perdre oportunitats de negoci.
Control horari
Una de les dificultats amb què es poden trobar les empreses que exerceixen el teletreball és el registre de la jornada laboral. Existeixen solucions com ZKtime que permet registrar de forma remota mitjançant telèfon mòbil o geo-localització. Això no obstant, si el programa de control horari d’una empresa no permet aquesta opció, hi ha la possibilitat de fer-ho mitjançant l’enviament d’un correu electrònic a l’inici i finalització de la jornada, o bé mitjançant un registre en un full Excel durant el període que duri l’Estat d’alarma provocada per la pandèmia de l’COVID-19
En definitiva, la irrupció d’una nova forma de treball des de casa, de manera individual, però amb la necessitat de compartir i utilitzar informació situada fora del nou entorn laboral està propiciant a les empreses la necessitat de posar-se al dia i a implementar la tecnologia que permeti als seus treballadors seguir exercint l’activitat laboral des de casa, per garantir, sempre que sigui possible, la continuïtat del negoci.
I la teva empresa, està preparada per al teletreball dels seus empleats? Demana informació sense compromís i t’assessorem en com millorar el teletreball de la teva empresa i afrontar la crisi del coronavirus sense que el teu negoci s’hi vegi afectat.
