Piensa en tus correos electrónicos como más que simples mensajes: son parte integral de tu historia y seguridad empresarial. En un mundo en el que los datos son oro, proteger tus correos es un deber, no sólo una opción.
El uso de correos gratuitos y WebMail no protegido en empresas: un riesgo latente
Muchas empresas comienzan utilizando correos gratuitos como Gmail, Hotmail, o Yahoo! Mail, pero esta práctica puede ser arriesgada. Estos proveedores de correo electrónico gratuitos son más susceptibles a ciberataques, poniendo en peligro la información confidencial de tu empresa. Además, utilizar correos gratuitos puede disminuir la confianza de tus clientes y la percepción de profesionalidad de tu empresa. Si lo añadimos al uso únicamente de WebMail sin descargar ninguna copia en el ordenador, que es una práctica demasiado extendida en el mundo empresarial, no existe ninguna garantía de que si se pierden correos, en caso de necesidad se puedan recuperar.
La importancia de la copia de seguridad y el archivo de correos
Una copia de seguridad permite restaurar datos en caso de pérdida o daño, mientras que el archivo retiene copias de datos a largo plazo. Este archivo puede ser esencial para recuperar información crítica años más tarde, incluyendo el uso como prueba legal. Además de la protección contra borrado, Archivo e-mail te permite cumplir con los plazos de conservación de documentos para autónomos, pymes y empresas. Por ejemplo, el artículo 30 de la Cámara de Comercio, que estipula que los documentos mercantiles deben conservarse 6 años. Encontrarás información referente a los plazos de conservación de documentos comerciales y mucho más en el artículo de IONOS Guía digital.
Los correos electrónicos en el contexto legal
Los correos electrónicos pueden ser utilizados como prueba en juicios, pero para ser considerados válidos legalmente, deben cumplir con requisitos de autenticidad, integridad y admisibilidad según las leyes aplicables. El Tribunal Supremo, en su sentencia del 23 de julio de 2020, reconoció los correos electrónicos como prueba documental válida, destacando la importancia de su autenticación e integridad.
Cómo proteger tus correos empresariales
- Implementa una política de copia de seguridad y archivo regular: Esto te asegura que los correos electrónicos están apoyados y pueden ser fácilmente recuperados. Mejor si está en un espacio fuera de tu empresa. Asegura un responsable de la copia.
- Automatiza el proceso de copia de seguridad: Utiliza herramientas que hagan el trabajo por ti, garantizando una protección consistente.
- Mantiene una política de retención de correos: Decide qué información conservar y por cuánto tiempo, especialmente para cumplir con cualquier requisito legal.
La adecuada gestión de los correos electrónicos es fundamental para la seguridad y el cumplimiento legal de tu empresa. Tomar medidas proactivas como la copia de seguridad y archivo adecuados puede convertir tus correos en una fortaleza digital, protegiendo no sólo tu información sino también tu reputación y cumpliendo con las obligaciones legales.
