Factura electrónica
Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Esto es, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.
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Normativa legal
Factura electrónica
Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619 / 2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.
Se regulan aspectos como:
- Obligación de expedir factura.
- Tipo de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
- Expedición por terceros.
- Contenido de la factura.
- Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
- Especificidades de la factura electrónica.
- Términos
- Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
- Regímenes especiales.
- Conservación.
Satisfacer las necesidades de cada cliente
Tipo de facturas electrónicas
Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.
Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas como Internet. La diferencia estresa en la que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre ellas tenemos las facturas en papel escaneadas y los archivos PDF.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
Beneficios y retos: esto es la factura electrónica
Ventajas de la factura electrónica
Beneficios específicos de la factura electrónica son:
- Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro
- Reducir errores humanos
- Eliminar costes de impresión y envío postal
- Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas
- Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento
- Mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente
- Facilitar la lucha contra el fraude
- Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión
- Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información
Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el uso de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien existen escenarios donde no se materializan estos beneficios, como es el caso de facturas destinadas a personas físicas.
Sin embargo, estos beneficios no se podrán materializar si no se superan importantes retos. Cabe destacar los siguientes:
- Su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo
- Su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las Administraciones públicas.
- La interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras
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