En los tiempos que corren es una evidencia de que los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son una valiosa herramienta para cualquier negocio. Estos, ayudan a gestionar actividades tales como la planificación, la contabilidad, almacén, ventas, marketing ... También es cierto, que actualmente existe un gran número de sistemas ERP disponibles en el mercado, por lo que es importante elegir un ERP adecuado que adapte a las necesidades y procesos organizativos de su empresa. Y es que hoy en día podríamos afirmar que la elección de un proveedor de ERP adecuado es tan importante como seleccionar un sistema ERP adecuado para su empresa.
A la hora de escoger un proveedor de sistemas de gestión empresarial y uno u otro ERP hay algunos factores que las empresas deben considerar, y algunas preguntas que deben formularse. Estas les serán de gran ayuda a la hora de tomar la decisión de optar por uno u otro proveedor y ERP. Algunas de las preguntas a formularse son:
- ¿Cuál es la reputación del vendedor?Tan importante es el ERP que se utilizará como la empresa que nos la implementará, de manera que en el proceso de prospección del ERP más idóneo, puede ser útil crear una lista de control de selección de proveedores de software. Algunos temas que podemos analizar son:
- Como ha cambiado la organización interna del vendedor en los últimos años?
- ¿Cuál es su cartera de productos y soluciones?
- Cuánto tiempo ha sido el vendedor en esta industria y de qué forma entiende las necesidades de sus clientes?
- Analizar si el proveedor tiene experiencia especializada en proporcionar soluciones ERP a medida a organizaciones y negocios similares al suyo.
- ¿Cuál es la perspectiva de futuro del proveedor.
- ¿Qué tecnologías ofrece la solución ERP?Por más que la empresa proveedora nos cause buena impresión y nos transmita confianza, hay que asegurarse de aspectos clave como:
- Si la solución ERP se personalizará para su organización y se adaptará a sus procesos empresariales únicos.
- Si la solución puede satisfacer las necesidades técnicas de su organización.
- Si la solución es escalable, puede adaptarse en respuesta a usuarios en crecimiento o aumento de los datos.
- La velocidad del producto y su impacto en los usuarios finales.
- Posible apoyo para entornos multi-sitio o multi empresas, si necesita trabajar con múltiples operaciones.
- ¿Cuáles son las funcionalidades y la facilidad de uso del sistema?
Asegúrese de que el proveedor le da a conocer a fondo las funcionalidades de sistema de gestión y que realmente se adapta a sus necesidades, y facilidad de uso del ERP. Para ello se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Evalúe cuáles de las funcionalidades del sistema ERP podría realizar y que desea utilizar realmente.
- Analiza la facilidad de uso de la herramienta y la ayuda en la implementación de esta por parte de la empresa proveedora.
- Valore positivamente la posibilidad de hacer una demostración del sistema para asegurarse de que la plataforma da respuesta a las necesidades de su empresa, permite llevar a cabo sus tareas diarias, y realmente es fácil e intuitiva.
- Preguntar sobre la integración, por ejemplo del CRM con el ERP general, u otras aplicaciones que pueda requerir.
- ¿Cuál será el verdadero coste de la solución ERP?
Asegúrese de determinar una estimación aproximada del coste de implementación antes de firmar cualquier tipo de contrato.
- Evalúe el coste de la plataforma ERP y si es adecuado para las funcionalidades que ofrece.
- Determine si los cargos serán únicos o recurrentes. Infórmese de los cargos por el mantenimiento anual, así como las actualizaciones.
- Considere los costes ocultos que no sean inmediatamente evidentes.
- Una vez que haya terminado con estas evaluaciones, calcular si el rendimiento previsto de la inversión será significativamente superior a los costes.
- ¿Qué tipo de apoyo y formación se proporcionará?
No espere hasta que su implementación sufra alguna incidencia para preguntaros sobre la asistencia y la formación del proveedor. Es importante:
- Saber cómo el proveedor garantizará el éxito la implementación de ERP.
- ¿Cuál es el proceso para que su organización migre y transite sin problemas al uso del nuevo sistema?
- ¿Qué tipo de formación ofrece la empresa proveedora y, si está a disposición de los miembros de su organización durante y después del proceso de instalación.
- La disponibilidad del código fuente del sistema una vez que la plataforma esté en funcionamiento, para que pueda desarrollar el software y arreglar los errores internos.
- En el supuesto de que el código fuente no esté disponible, averigüe la frecuencia con que el proveedor planea arreglar errores o con qué frecuencia tiene previsto publicar actualizaciones del sistema.
- Es importante saber si el proveedor ofrece apoyo interno o lo subcontrata a otra empresa.
La selección de un sistema ERP es un proceso largo y con muchos factores a tener en cuenta, por eso la elección de la empresa proveedora que hará la implementación es clave si queremos asegurar el éxito de la operación y no morir en el intento.
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