Diagnóstico de la situación
Todo surgió del hecho de que laAsociado de Desarrollo Rural de Asturias (ADRCC) contactó con Inforber porque necesitaba una solución de gestión documental que le permitiera agilizar la gestión de las peticiones de ayuda LEADER, Entendido como las sucesivas iniciativas comunitarias de desarrollo rural de la Unión Europea a través de las que se establecen ayudas destinadas a fomentar la actividad económica, las TIC y la creación de empleo en el mundo rural.
En Cataluña hay un conjunto de 11 Grupos de Acción Local (GAL) como el ADRCC que gestionan estas ayudas LEADER, agrupados como Asociación de Iniciativas Rurales de Cataluña (ARCA) y en colaboración con el Departamento de Agricultura, Ganadería, Pesca y Alimentación (DARP) de la Generalidad de Cataluña. La gestión de estas ayudas implica mucha burocracia y un proceso complejo y extenso donde se contemplan diferentes fases: solicitud de documentación y de datos a los beneficiarios de la ayuda, validación y acceso a la documentación por parte de diferentes roles de usuarios los GAL, como los técnicos, las comisiones, la junta, etc. Además, se requiere documentación en diferentes formatos (presupuestos, fotografías, etc.) Hasta ahora, la presentación de estos documentos y de los datos por parte del usuario o del GAL correspondiente sólo era posible hacerlo de forma presencial o , en alguna de las etapas, vía correo electrónico o por contacto telefónico.
Había que implementar una solución en Internet ya medida que facilitara al máximo posible la interacción entre beneficiarios y GAL, de manera que se convierte en una oficina electrónica abierta 24h al día, 365h al año y que evitara tareas y desplazamientos innecesarios.
Solución aportada por Inforber
Inicialmente, en el caso de ADRCC y por motivos presupuestarios, se realizó una implementación básica en base al gestor documental Alfresco, con un flujo de trabajo a medida y con diferentes fases de recogida de datos -vía formularis- y de documentación. Esta solución facilitaba el trabajo, pero no ofrecía una gestión y automatización adecuada del proceso, con otras carencias de comunicación que no lo conferían como la solución ideal.
Es por este motivo que Inforber se plantea ofrecer a ADRCC una plataforma de gestión de expedientes con el máximo de los requerimientos pedidos, que pueda servir como base para una implantación más avanzada, Ebit EasyDocs, que pueda ser adaptada a las necesidades de éste ya posibles futuras instalaciones para el resto de GAL de ARCA. Nace la Plataforma Web de Gestión de Expedientes LEADER (PWGEL). Esta plataforma tiene una base Open Source de calidad:
- Al aire libre para la gestión documental, con la posibilidad de asignar usuarios, grupos y derechos de acceso y de mantener versiones de documentos.
- Bonita Soft como herramienta para diseñar y gestionar los flujos de trabajo, con formularios de petición de datos personalizables, notificaciones a beneficiarios y técnicos y validaciones de los documentos.
- vidaray como motor de portal, con zonas visuales personaltizables e interactivas.
- Y las potentes bases de datos MongoDB i PosgreSQL.
Toda la implementación está hecho bajo la capa deFácilDocs, Ofreciendo una interfaz gráfica web, usable, evolutiva y dinámica. La plataforma debía cumplir, finalmente y como es lógico, la LOPD y la LSSI. Esto se consigue gracias a la seguridad SSL vía certificado ya una correcta auditoría del servidor.
Al cabo del tiempo, ARCA muestra interés por la aplicación en ver un servicio centralizado para todos los usuarios de LEADER, con una plataforma compartida para todos los GAL, pero customizado pera cada uno de ellos con su imagen.
En paralelo se aplican mejoras técnicas y de usabilidad en la plataforma. Esta implanta la plataforma en un servidor virtual compartido con Windows 2012 R2 dimensionado para absorber y ofrecer un buen rendimiento para toda la carga de trabajo que se estima en más de 1000 expedientes anuales en total.
Se pone en marcha la PWGEL y se plantean diferentes jornadas de formación para los responsables técnicos de los GAL para garantizar el conocimiento de la herramienta y su aplicación.
RESULTADOS Y MEJORAS OBTENIDAS
la PWGEL ha contribuido a mejorar mucho la relación entre los beneficiarios y ARCA, Agilizando las tareas y la comunicación entre usuarios y acelerando los procesos de validación de los expedientes LEADER. Trabajando como intranet, También ha permitido unificar y optimizar operativas, prescindir de algunas aplicaciones y digitalizar mucha documentación de los GAL que estaba sólo en formato papel, Manteniendo la LOPD y la LSSI gracias al certificado SSL ya las medidas de seguridad y privacidad del servidor. Ahora permite ser consultada desde cualquier lugar y en cualquier momento con los permisos pertinentes.
Por este motivo ARCA, conjuntamente con el DARP, están apostando por hacer crecer el proyecto, de manera que les permita la gestión centralizada de la plataforma, ahora con instancias separadas por cada GAL, y para que facilite los datos para la creación de las memorias anuales de los diferentes GAL. Para ello se ha incorporado una plataforma de Business Intelligence en base a Pentaho y así tener una visión unificada de los datos por parte del responsable del DARP y también por parte de los mismos Grupos de Acción Local. Más adelante se plantean de sincronizar la plataforma con la plataforma de gestión de ayudas del DARP para alimentar esta plataforma del Departamento con datos de la de ARCA.
